1. Doel en reikwijdte

Deze klachtenprocedure biedt deelnemers en cliënten een duidelijke route voor het indienen en afhandelen van klachten over trainingen, mediations of empathiegesprekken verzorgd door Wendel Zwaal. De procedure ziet op gedragingen, communicatie, inhoud/organisatie van diensten en facturatie.
 

2. Indienen van een klacht
Klachtenfunctionaris: Wendel Zwaal (trainer)

• Dien je klacht bij voorkeur binnen 14 dagen na het voorval schriftelijk of per e-mail in.

• Coulance: klachten die later worden ingediend, kunnen alsnog in behandeling worden genomen als er een redelijke verklaring is voor de vertraging.

• Vermeld in je klacht:

  • naam en contactgegevens;

  • datum en omschrijving van het voorval (wie, wat, waar);

  • gewenste uitkomst/oplossing;

  • eventuele relevante documenten of bewijsmateriaal.

• Je mag je laten vertegenwoordigen door een gemachtigde (machtiging bijvoegen).
   

Contactgegevens

E-mail: wendel@zwaal.com

Postadres: Meerkoethof 52, 1444 VN Purmerend, Nederland
 

3. Ontvangstbevestiging

Binnen 7 dagen ontvang je per e-mail een schriftelijke bevestiging van ontvangst met een dossiernummer.
 

4. Behandeling en termijnen

• De klacht wordt zorgvuldig onderzocht (hoor en wederhoor).

• Je ontvangt binnen 4 weken na ontvangst een inhoudelijk, gemotiveerd schriftelijk antwoord.

• Is meer tijd nodig, dan hoor je dit binnen die 4 weken met reden en een nieuwe termijn (maximaal +4 weken).
   

5. Oplossing en schriftelijke afronding

We streven naar een oplossing in overleg. De uitkomst en eventuele afspraken (maatregelen, herstel, vergoeding) worden schriftelijk bevestigd. Als je het niet eens bent met de uitkomst, kun je dit laten weten en/of escaleren (zie art. 6).
 

6. Escalatie naar onafhankelijke derde

Indien de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, kun je de klacht voorleggen aan een onafhankelijke derde:
 

Cara Crisler, Gecertificeerd NVC Trainer

https://crislercoaching.com/contact
 

• Het oordeel van deze derde is bindend voor de trainer; eventuele consequenties worden zo snel mogelijk uitgevoerd.

• Kosten: in beginsel draagt iedere partij de eigen kosten; specifieke kostenafspraken kunnen in overleg worden gemaakt.
   

7. Vertrouwelijkheid en non-retaliation

• Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld en alleen gedeeld met betrokkenen die ze nodig hebben voor de afhandeling of wanneer de wet dit vereist.

• Het indienen van een klacht mag niet leiden tot benadeling of tegenmaatregelen jegens de klager.
   

8. Gegevensbescherming (AVG)

• Klachtendossiers kunnen persoonsgegevens en bijzondere categorieën bevatten; deze worden verwerkt volgens de AVG en onze privacyverklaring.

• Bewaartermijn klachtendossiers: minimaal 2 jaar vanaf afsluiting van de klacht (of langer indien wettelijk vereist).

• Toegang is beperkt; gegevens worden veilig opgeslagen. Waar mogelijk worden rapportages geanonimiseerd.
   

9. Registratie en kwaliteitsverbetering

• Klachten en uitkomsten worden in een klachtenlogboek geregistreerd (datum, onderwerp, doorlooptijd, uitkomst).

• Periodiek evalueren we trends en verbetermaatregelen.
   

10. Relatie met andere rechten

Deze procedure staat los van wettelijke herroepingsrechten, contractuele rechten uit de Algemene Voorwaarden en eventuele rechten om juridische stappen te zetten.

​